Il crescente utilizzo di dispositivi IOT in azienda comporta la necessità di verificare attentamente tali strumenti, soprattutto quando il device raccoglie e registra un enorme quantitativo di informazioni come gli smart speaker.

Gli assistenti vocali rendono l’ambiente lavorativo più smart, veloce e intuitivo, purché il loro utilizzo sia consapevole e gestito in modo tale da tutelare adeguatamente i dati aziendali, soprattutto quando il dipendente svolge le proprie mansioni in Smart working.

Pertanto, l’azienda dovrà adottare misure e precauzioni idonee a tutelare i dati aziendali e personali dei dipendenti.

Gli smart speaker e il loro costante apprendimento

Gli smart speaker sono strumenti composti da software che attraverso algoritmi AI sfruttano meccanismi di autoapprendimento (c.d. machine learning), interpretando il linguaggio naturale, orale e scritto. Possono dialogare con i loro interlocutori fornendo loro informazioni oppure compiendo delle vere e proprie azioni (per approfondimenti in tema di sviluppo di sistemi di AI, si rimanda all’articolo “Intelligenza artificiale e machine learning: la conformità resa semplice”).

Tutto ciò è possibile grazie alla loro principale funzione, ossia la raccolta e l’immagazzinazione di quanti più dati esterni possibili che permettono l’implementazione del loro database per renderli sempre più performanti.

Nella maggior parte dei casi, ciò accade anche durante la loro inattività: si parla in questo caso di ascolto passivo, che avviene principalmente ad insaputa dell’utilizzatore, salvo nei casi in cui lo smart speaker produca il c.d. white noise (un rumore di sottofondo interno che impedisce l’ascolto delle conversazioni finché il dispositivo non viene “chiamato”).

Tuttavia, questa criticità è arginabile attraverso una scelta accurata del dispositivo (eseguibile con la verifica delle impostazioni e la lettura delle informative) e l’adozione di una policy d’uso specifica che fornisca agli utenti istruzioni adeguate a mantenere un alto livello di sicurezza.

La versatilità degli smart speaker: alcuni ambiti d’utilizzo

Trattandosi di device versatili, gli smart speaker possono semplificare l’attività aziendale, permettendo lo svolgimento di più attività contemporaneamente, migliorando il coordinamento tra le risorse e, così, riducendo le interruzioni e lo stress lavorativo.

Gli assistenti vocali possono essere usati:

• nel Customer Care Service: attraverso un IVR (Interactive Voice Responder) o Voicebot è possibile simulare un dialogo con il cliente e, grazie al machine learning, riconoscere gli stimoli esterni, come il tono di voce e di conseguenza lo stato emotivo dell’interlocutore, permettendo un’assistenza adeguata al caso specifico;
• nei Servizi IT: in caso di necessità di intervento su problematiche comuni e frequenti, è possibile ottenere risposte automatiche oppure fornire ai dipendenti istruzioni vocali, così da sostituire manuali operativi scritti, lunghi e molto spesso complessi;
• nella Gestione della sicurezza: garantendo l’accesso a determinate aree aziendali o documenti attraverso comandi vocali determinati e, se necessario, limitati a singoli utenti autorizzati;
• nella Gestione dell’attività lavorativa e del personale: semplificando il recupero di documenti; gestendo le scadenze, le spese o gli appuntamenti (anche attraverso la sincronizzazione delle agende con i colleghi in Smart working); analizzando grandi quantità di dati attraverso un solo comando vocale (come, per esempio, la quantità di prodotti venduti in una determinata area geografica); creando un flusso semplificato di messaggistica interna con i colleghi.

Attività propedeutiche all’utilizzo degli Smart speaker in azienda

A fronte dei diversi settori di applicazione e al fine di sfruttare al meglio tutte le funzioni degli smart speaker, l’azienda deve adottare specifiche strategie di analisi che coinvolgano le funzionalità e le impostazioni del dispositivo, per delineare delle policy d’uso e responsabilizzare gli utenti.

Pertanto, l’azienda dovrà:

1. valutare e decidere quale smart speaker utilizzare, in funzione dell’uso che ne intende fare e, in particolare, del luogo in cui verrà posizionato, così da bilanciare esigenze lavorative e di sicurezza. Sarà possibile quindi scegliere tra smart speaker che:

• • generano white noise e che limitano l’ascolto passivo;
  • operano offline, richiedendo l’accesso a internet solo per la prima configurazione;
  • dispongono sia di comandi vocali che manuali, attivando questi ultimi quando lo smart speaker viene posizionato in ambienti pubblici in modo da rendere la loro operatività meno invasiva;

2. adottare idonee precauzioni volte a garantire un uso conforme del device, come:

• • leggere con attenzione le informative per verificare la possibile trasmissione a terzi (così prevenendo, per esempio, trasmissione inconsapevole di dati ad aziende di marketing creando deficit di competitività) o la connessione con altri dispositivi (arginando il rischio di attacchi informatici);
  • configurarlo in maniera adeguata, garantendone le funzionalità e la sicurezza;
  • creare una rete wi-fi dedicata;
  • associarlo ad un solo account o, almeno, ad un numero limitato;
  • impostare una password di accesso, anche tramite l’autenticazione a due fattori;
  • disporre la cancellazione, almeno periodica, della cronologia;
  • riservarne l’utilizzo ad un campo ristretto di informazioni (ad esempio, i dati personali del dipendente);
  • prevedere il loro posizionamento in aree in cui non vengono trattate informazioni riservate e, se non possibile, impostare la funzione “mute”;

3. redigere informative privacy e policy d’uso che:

• • rendano nota la presenza degli smart speaker in determinate zone aziendali e della possibilità di essere registrati (anche attraverso l’affissione di cartelli);
  • forniscano istruzioni particolareggiate ai lavoratori autorizzati all’uso, al fine di incentivarne la responsabilizzazione.

Smart speaker e Smart working: quando la responsabilizzazione del lavoratore è fondamentale

L’incremento dell’utilizzo degli IOT device non è solo aziendale. Anche nelle abitazioni private l’interconnessione tra dispositivi facilita le più semplici azioni quotidiane, ma allo stesso tempo si sviluppano profili di criticità quando ambiente casalingo e lavorativo si fondono.

Data la frequente presenza nelle abitazioni dei dipendenti di smart speaker, le aziende devono sensibilizzare adeguatamente i lavoratori affinché vengano adottate tutte le precauzioni possibili per tutelare i dati aziendali.

Tenendo in considerazione quanto esposto nel precedente paragrafo, è opportuno che l’azienda:

• fornisca un regolamento aziendale interno, con cui disciplinare lo svolgimento dell’attività e che i dipendenti saranno tenuti a rispettare;
• istruisca il lavoratore a leggere con attenzione le informative degli smart speaker in uso e a segnalare eventuali criticità; in alternativa, possono essere condivise con le Funzioni IT così da semplificarne la verifica;
• predisponga una segmentazione della rete casalinga, separando i dispositivi domestici da quelli aziendali.